As hierarquias organizacionais complexas são muitas vezes ligadas à burocracia, que é definida como a concentração do poder administrativo, onde regras e procedimentos são precisamente definidos. A burocracia pode ser um meio eficaz de gerenciar escritórios de contabilidade e advocacia, pois sempre utilizam de documentos em papel e resistem à modernização. Mas, na busca por melhores soluções, saiba como melhorar o gerenciamento do escritório:
Adote a documentação digital
A documentação digital reduz as burocracias em escritórios de contabilidade ou advocacia. Isso porque, ela possibilita alterações de informações e dados online. Ninguém mais aguenta uma pilha de papelada, não é? A tecnologia veio para mudar isso, organizando toda a papelada em um ambiente digital. O que melhora a organização da equipe, evitando que mais tempo seja perdido preenchendo formulários manualmente. O ideal é migrar todos os documentos para uma plataforma digital.
Tenha certificado digital
Um certificado digital é um "passaporte eletrônico" que permite que uma pessoa, computador ou organização troque informações de forma segura pela Internet usando a infra - estrutura de chave pública (PKI).
Assim como um passaporte, um certificado digital fornece informações de identificação se é falsificado. O certificado contém o nome do titular, um número de série, datas de validade, uma cópia da chave pública do titular (usada para criptografar mensagens e assinaturas digitais) e a assinatura digital da autoridade emissora de certificado, o que permite que o destinatário verifique se o certificado é real. Por isso, é importante tê-lo no escritório de contabilidade e advocacia.
Uso de softwares e sistemas para modernização nos processos
Nada mais econômico do que adotar softwares e aplicativos de gestão para o escritório. De maneira eficiente, é possível organizar processos, guardar dados e sistematizar toda a rotina no trabalho de forma eficiente.
Para diminuir a burocracias, o uso de aplicativos e ferramentas específicos na empresa podem organizar melhor todos os processos existentes (desde fluxo de caixa até departamento pessoal e financeiro). Essa automação permite que todas as necessidades do escritório sejam alinhadas e executadas com rapidez e qualidade nos serviços.
Um escritório de advocacia e contabilidade que investe em aplicativos modernos para melhorar seus processos e diversos setores passa a reunir dados e informações em um só lugar, o que facilita a vida de seus colaboradores. Além de reduz gastos, diminuir falhas e erros.
Revisão dos processos
O mapeamento dos processos é importante para que se conheçam as tarefas e seus responsáveis. Isso possibilita que seja analisado o desempenho e a produtividade dos funcionários do escritório e se aperfeiçoe o relacionamento com os clientes.
Só assim será compreendido o fluxo de trabalho e fica possível identificar as dificuldades, adotando medidas para eliminação de velhos erros. Esses que comprometem a longevidade do escritório e a qualidade dos serviços executados pela equipe.
Dê maior autonomia para a equipe
A falta de liberdade no ambiente profissional é um dos principais fatores para a insatisfação dos funcionários. Dê autonomia, os colaboradores precisam acreditar que possuem escolhas estão no controle daquilo que estão fazendo. Escutar o funcionário pode ser uma boa maneira de verificar erros e uma boa oportunidade para atingir um objetivo significativo.
As decisões devem ser definidas e amparadas em uma política de treinamento e capacitação, para que cada um saiba as responsabilidades e atue da melhor maneira. Somente assim, o trabalho fluirá cada vez melhor.
Invista no armazenamento em nuvem
Arquivos físicos e pilhas de papeis inviabilizam o fluxo de trabalho e para aperfeiçoar tarefas do dia-a-dia a digitalização dos documentos é a melhor solução. Alguns dos benefícios desses armazenamentos em nuvem são:
Usabilidade: todos os serviços de armazenamento na nuvem analisados, possuem pastas na área de trabalho. Isso permite aos usuários arrastar e soltar arquivos entre o armazenamento na nuvem e seu armazenamento local.
Largura de banda: você pode evitar enviar e-mails para os indivíduos e, em vez disso, enviar um link da web aos destinatários através do seu e-mail.
Acessibilidade: os arquivos armazenados podem ser acessados a partir de qualquer lugar, via conexão à Internet.
Recuperação de desastre: é altamente recomendável que os escritórios tenham um plano de emergência de backup pronto, no caso de uma emergência. O armazenamento em nuvem pode ser usado como um plano de backup pelos escritórios, fornecendo uma segunda cópia de arquivos importantes. Esses arquivos são armazenados em um local remoto e podem ser acessados através de uma conexão à internet.
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