As empresas com mais de dez empregados devem se adequar a lei e ter um cartão chip ou Token para transmitir informações ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged). A regra que começou a valer a partir do dia 16 de agosto, deste ano, define que sem essa Certificação Digital, ficará mais difícil enviar informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias ao governo.
O Certificado digital é um documento eletrônico, intrasferível, que comprova a identidade de uma empresa e traz agilidade em transações online. As vantagens em emiti-lo na empresa resumem-se na redução de processos burocráticos, aumento da credibilidade e confiabilidade, redução de custos (esses documentos passam a ter validade jurídica e não é mais necessário reconhecer firma em cartório), redução do risco de fraudes na empresa e garantia de privacidade e maior segurança nas transações eletrônicas, por exemplo.
Tipos de certificações
As declarações poderão ser emitidas como certificação digital para Pessoa Física (e-CPF), empresas que possuem número de CNPJ, deve ser utilizado um certificado de Pessoa Jurídica (e-CNPJ), para identificação nos sistemas e transmissão dos dados ou PJ para Microempresas ou Empresas de Pequeno Porte (e-CNPJ ME EPP). Os tipos de certificados são A1, gravados no computador fixo e válido por um ano, e A3, gravados em dispositivos como chip ou Token, válidos por de 1 a 3 anos.
Ao emitir, o documento digital deverá conter: o nome do estabelecimento ou pessoa física, número da série, assinatura da entidade, validade e uma identificação exclusiva que serve para validar a assinatura realizada em quaisquer documentos eletrônicos.
A validade do Certificado
O empresário ou pessoa física deve ficar atento na validade do Certificado Digital, pois é um documento de identificação. Se expirado, pode prejudicar a entrega das obrigações e principalmente a rotina da empresa, pois é muito utilizado como assinatura de documentos.
Como obter Certificação Digital?
Para obter o certificado digital, deve-se solicitar indo a um ponto de atendimento de uma empresa certificadora, com todos os documentos pessoais e da empresa. De acordo com as regras do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, órgão federal que regulamenta a Certificação Digital no Brasil, para emissão de um Certificado Digital é preciso comparecer à validação presencial, em um dos pontos de atendimentos, com a documentação necessária para a conferência dos dados. Com a validação finalizada, será emitido o certificado no mesmo momento, ainda no posto de atendimento.
Caso a empresa tenha mais de um sócio responsável por ela no contrato social, ambos deverão estar presentes para a emissão do Certificado Digital.
Deve-se lembrar de que a certificação exige um pagamento que vai de acordo com o documento escolhido.
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